La gestion du temps

Sentiment de ne jamais pouvoir souffler ? Difficultés à gérer votre temps ?
Parce que gérer son temps c’est bien souvent la clé du bien-être et du succès, je vous propose de découvrir une à une les différentes lois qui, une fois assemblées formeront pour vous un merveilleux outil de gestion du votre temps.

#1 La loi du "Time Boxing"

« Time boxer » ses tâches, c’est leur fixer un temps de réalisation juste et réalisable. Notre cerveau va enregistrer la composante temps, et s’adapter. Durant le temps imparti, vous serez entièrement dédié à la réalisation de votre tâche : vous serez efficace.  

La loi de Parkison*: nous enseigne que si l’on se fixe 2 jours pour réaliser une tâche qui pourrait nous prendre 2h, notre cerveau va s’adapter à cette idée, et nous mettrons bien 2 jours à la faire. 

Pour prendre le contre-pied de ce phénomène humain, il faut donc se fixer des délais assez courts, et réalistes. 

Dans la pratique, vous avez sûrement une TO DO LIST ! 

Pleins de tâches à réaliser qui s’empilent, des tâches reportées chaque semaine, voire chaque mois…et un terrible SENTIMENT D’INACCOMPLI. L’IMPRESSION DE NE RIEN GÉRER.

 

Passez à l’action ! 

Prenez votre TO DO LIST, et commencez par estimer le temps que chaque tâche vous prendra. En face de chaque tâche, mettez entre parenthèses le temps estimé (time boxez). 

C’est fait ? Vous prenez déjà conscience que votre to do list vous semble réalisable. Même si l’ensemble des tâches vous demandera du temps et de l’énergie, vous avez une projection temporelle qui vous rassure. Eh bien ce n’est qu’un début ! pour la suite je vous renvoie à #2 La loi de Murphy. 

*Cyril Northcote Parkinson (1909-1993) a initialement publié cette loi dans la revue The Economist, puis l’a publiée avec d’autres auteurs dans un ouvrage intitulé Parkinson’s Law and other studies in administration.

 

#2 La loi de Murphy

Cette loi nous enseigne que n’importe quelle situation peut prendre une tournure complètement différente que ce qu’on avait prévu, et donc prendre plus de temps. 

C’est le cas où un accident s’est produit sur la route et vous vous retrouvez avec une demi-heure de retard au travail. C’est encore le cas où votre big boss, à qui vous ne pouvez rien refuser, débarque avec une urgence extrême à traiter dans la matinée… Bref, on a tous des imprévus auxquels nous devons faire face.  

Conclusion : gardez-vous du temps pour gérer ces imprévus. S’ils ne se réalisent pas, tant mieux ! vous pourrez aller chercher sur votre “to do list” les tâches que vous avez le temps de réaliser dans le temps qu’il vous reste. Sachant que ces tâches auront été « time boxées » (cf. #1 la loi du Time boxing), vous n’aurez plus qu’à piocher ce que vous pouvez faire, dans un temps imparti. 

 

Passez à l’action !  

1. Prévoyez 15 minutes de battement entre chacune de vos tâches / rendez-vous.

2. Gardez-vous 30 minutes/1h ? dans vos journées pour anticiper ces imprévus. 

  

*Edward Aloysius Murphy Jr (1918-1990) était un ingénieur américain, en aérospatial. Il aurait édicté sa loi après s’être rendu compte d’une anomalie sur des capteurs : tout était à refaire ! Sa loi repose que suivant : « Tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal ; ainsi, s’il existe au moins deux façons de faire quelque chose et qu’au moins l’une de ces façons peut entraîner une catastrophe, il se trouvera forcément quelqu’un quelque part pour emprunter cette voie ».

#3 La loi de Pareto

« 80% des effets sont le produit de 20% des causes » ; c’est sur ce postulat que se fonde la loi de Pareto.

En d’autres termes, concentrez-vous sur les 20% de tâches qui vous apporteront 80% du résultat.

Rapporté au monde du travail, cela pourrait revenir à « oser dire non » à certains collègues qui entrent dans votre bureau pour papoter, ou encore oser dire non à une tâche que peut faire une autre personne, ….

Nous le verrons par la suite, dans #4 la loi de Carlson, cela reviendrait également à prioriser les tâches qui vous apportent du résultat et de vous couper des notifications qui nous coupent dans votre travail, ou de regarder votre boîte mail uniquement à certains moments de votre journée, …

Passez à l’action !

  1. Demandez-vous quel est votre objectif. Vous pouvez avoir différents objectifs suivants vos domaines de vie. Par exemple dans le domaine professionnel, mon objectif est d’apporter du chiffre d’affaires, ou bien de fidéliser mes clients, ou encore d’insuffler une dynamique de groupe… Dans le domaine familial, cela pourrait-être de passer plus de temps en couple, garder du temps pour moi, …
  2. Hiérarchisez vos priorités en vous concentrant sur les 20% des tâches qui vous apporteront 80% de résultats, relativement à votre objectif.

 *Vilfredo Pareto (1848-1923) était un sociologue et économiste italien. Pareto analyse à la fin du 19ème siècle les données fiscales de plusieurs pays européens et remarque un phénomène intéressant : 20% des habitants de ces pays se partagent 80% des richesses.

#4 La loi de Fraisse

La loi de Fraisse* vient résumer le fait qu’en faisant ce que l’on aime, le temps semble passer plus vite : « une heure ne serait pas égale à une heure ».

Cette loi peut être recoupée avec la loi de Swoboda-Fliess-Teltschet qui met en avant le fait que nous fonctionnons au rythme de notre environnement (saisons, horaires de travail, congés,…) et de notre corps.

Vous n’avez donc pas le même degré d’attention, ni d’efficacité tout au long de la journée. Il faut en prendre acte et oser retarder ou avancer certaines tâches en fonction de cela. 

Passez à l’action !

  1. Alternez les tâches qui vous semblent plus compliquées, avec celles pour lesquelles vous prenez du plaisir.
  2. Réalisez les tâches les plus complexes aux moments où vous êtes le plus productif.

*Paul Fraisse (1911-1996) était un psychologue français, connu pour ses travaux sur la perception du temps. Cela l’amène à critiquer la thèse de Jean Piaget selon laquelle la notion de temps repose sur celle de vitesse. Il soutient pour sa part que le jugement temporel peut être affecté par beaucoup d’autres paramètres. Les deux scientifiques publient ensemble, à partir de 1963, le Traité de psychologie expérimentale en neuf volumes.

#5 La loi de Carlson

Lorsque vous débutez un travail, il vous faut en moyenne 3 minutes pour vous concentrer. Si vous êtes sans cesse interrompu(e), je vous laisse imaginer le temps que vous perdez à revenir sur ce que vous aviez commencé.

 J’entends d’ici votre voix intérieure qui se rebelle « elle est bien gentille, mais lorsque mon patron débarque pour me demander une urgence, je suis bien obligé(e) de la traiter ! ».

 Il n’est pas rare qu’il existe une (voire deux) personnes à qui nous ne pouvons pas refuser quelque chose (parce-que le système de management l’exige par exemple). Néanmoins, vous pouvez oser déléguer la tâche qui vous a été remise, ou encore retarder son rendu, ou encore discuter son périmètre pour diminuer votre charge.

 Par ailleurs, dans votre environnement, il y a certainement :

  • des personnes à qui vous pouvez ENFIN dire non, parce-qu’elles vous prennent plus de temps et d’énergie qu’elles ne vous apportent … réfléchissez-y ! Dans ce cas, je vous suggère d’utiliser un mode de communication assertif qui vous permettra de vous faire entendre en toute bienveillance.
  • des choses que vous pouvez ARRÊTER parce-qu’elles vous polluent l’esprit ! Les notifications en tous genre, les mails, les réseaux sociaux sur lesquels vous allez jeter un œil.. .puis deux,…

 Passez à l’action !

  1. Listez ce qui vous pollue et dont vous pouvez vous passer, ou que vous pouvez retarder (type notifications, …), puis bloquez les à certains moments de la journée. Vous pouvez décider de consulter votre boîte mail uniquement le matin, après le déjeuner, et en milieu d’après-midi par exemple !

2. Concentrez-vous sur ce que vous faites, et terminez-le dans le temps que vous vous serez imparti (cf. #1 la loi du Time boxing).

#6 Toutes les lois en UNE : la planification

L’ensemble des lois que nous avons vues (#1 la loi du Time Boxing, #2 la loi de Murphy, #3 la loi de Pareto, #4 la loi de Fraisse, #5 la loi de Carlson) nous amènent à une conclusion simple : il faut PLA-NI-FIER.

Allez, je vous explique comment procéder ! cliquez-ici.

 

Ces outils constitueront un réel support pour vous aidez à organiser votre temps ; néanmoins, il peut être difficile de déterminer soi-même d’où viennent les problèmes d’organisation, et/ou de se tenir à un plan d’action.

Je vous accompagne pour cela, individuellement, ou en équipe. Contactez-moi.